חבל על הזמן [תאוריה ופרקטיקה של ניהול זמן]

באוניברסיטה ידועה, הזמינו להרצות מומחה בעל שם עולמי לתכנון וניצול זמן. המומחה (שאגב, הגיע באיחור) העמיד על הבמה אקווריום, שלף דלי מלא באבנים, ומילא את האקווריום באבנים עד שפתו. "האם האקווריום מלא?" שאל את הסטודנטים. הסטודנטים השיבו בחיוב. "זה רק נראה כך" הוא אמר ושלף דלי נוסף מלא באבני חצץ קטנטנות. הוא מזג את אבני החצץ לתוך האקווריום, לרווחים שבין האבנים הגדולות עד שהחצץ מילא את כל הרווחים. "האם עכשיו הכלי מלא?" שאל. "עכשיו כן" ענו הסטודנטים. אז שלף המרצה דלי מים ושפך לתוך האקווריום מים עד גדותיו.

במהלך חיי המקצועיים שמעתי וראיתי מומחים רבים לתכנון וניצול זמן, שסיפרו על שיטות שונות ומגוונות לניהול הזמן. חלקם המליצו על קביעת מועדים – תחילה למשימות הגדולות והחשובות, אח"כ לקטנות יותר ובסוף למשימות הזניחות (זו השיטה של המומחה הנ"ל – שיטת האקווריום), אחרים חילקו את היום ל"בלוקים" בני מספר דקות קבוע (45 בשיטה אחת, 12 בשיטה אחרת) והפסקות מדודות ביניהם. שיטה אחרת מתבססת על מצבנו המנטלי והקוגנטיבי וממליצה על שעות הבוקר המוקדמות למשימות הדורשות חשיבה ויצירתיות, ועל הצהריים למשימות טכניות. יש שיטות הממליצות לרכז את קריאת כל המיילים פעם או פעמיים ביום, ויש המציעות לדבר עם לקוחות רק בשיחות יזומות ולא לענות לטלפונים נכנסים…

והאמת? ניסיתי.

ניסיתי חלק גדול מהשיטות. אבל אז היכתה בי התובנה (החשובה):

הזמן שלי – הוא שלי.

כשבא לי, אני מעדיף לקרוא מייל חשוב או משעשע שזה עתה הגיע – גם אם אני באמצע מטלה אחרת. או לענות בדיוק עכשיו ללקוח נחמד שמתקשר אלי (כל הלקוחות שלי נחמדים – ככה אני בוחר אותם). כשאני באמצע פרויקט מרתק – אני מעדיף לעסוק רק בו – עד שימאס לי או שאתעייף, ולא להפסיק באופן יזום ולעבור למשימה אחרת. ואם פתאום בא לי – אז אני פשוט יורד לקפה השכונתי לקפה הפוך וקרואסון (שקדים). ואם יש יום שלא בא לי לעבוד – אז אני לוקח יום חופש (או.קיי. – חצי יום חופש) ויוצא עם אשתי לארוחת צהריים רומנטית. ואם יש ימים שבא לי לעבוד בשעות הקטנות של הלילה, אחרי שכולם הולכים לישון – אז זה מצוין. ואני יכול להחליט שאני עובד מהפארק, מבית הקפה או מחו"ל… בקיצור לעשות מה שאני רוצה מתי שאני רוצה – בלי שיטה.

כשגיליתי את ה"שיטה" שלי לחבר, הוא הזדעזע ונזעק "אבל ככה אתה לא יכול לנהל את הזמן שלך…".

נהפוך הוא" עניתי, "ככה אני מנהל את הזמן שלי – ולא הזמן מנהל אותי".

ומה אתכם? אתם מנהלים את הזמן שלכם? או שהוא מנהל אתכם?